La excedencia laboral es la situación en la que el contrato de un trabajador queda suspendido: deja de trabajar y de cobrar, la empresa deja de pagarle el salario y, como regla general, tampoco cotiza por él. Lo que cambia según el tipo de excedencia es cuánto puede durar, si el puesto queda reservado y si el tiempo cuenta como cotizado para la jubilación y otras prestaciones.
Para una pyme, entenderlo bien evita dos errores habituales: prometer una reserva de puesto que no existe y seguir cotizando (o dejar de hacerlo) cuando no toca. Está regulada en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores (ET) y, en lo que afecta a la cotización, en el artículo 237 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS).
Tipos de excedencia y qué los diferencia
| Tipo | Quién puede pedirla | Duración | Reserva del puesto |
|---|---|---|---|
| Voluntaria (art. 46.2 ET) | Trabajador con al menos 1 año de antigüedad en la empresa | Entre 4 meses y 5 años | No: solo derecho preferente al reingreso cuando haya vacante |
| Cuidado de hijos (art. 46.3 ET) | Cualquiera de los progenitores, por cada hijo | Hasta 3 años desde el nacimiento o la resolución de adopción o acogimiento | Primer año: el mismo puesto. Después, un puesto del mismo grupo profesional o categoría equivalente |
| Cuidado de familiares (art. 46.3 ET) | Para atender a un familiar hasta segundo grado que no pueda valerse por sí mismo | Hasta 2 años | Sí, con el mismo esquema de reserva |
| Forzosa (art. 46.1 ET) | Designación o elección para un cargo público o sindical que impida asistir al trabajo | Mientras dure el cargo | Sí, con reserva del puesto y cómputo de antigüedad |
Además, el convenio colectivo puede mejorar estos mínimos, por ejemplo ampliando la reserva del puesto o reconociendo otras excedencias. Antes de responder a una solicitud, conviene revisar siempre el convenio aplicable.
Excedencia voluntaria: lo que muchas empresas no saben
La excedencia voluntaria es la más conocida y la más malinterpretada:
- No garantiza volver al mismo puesto. El trabajador tiene un derecho preferente a ocupar vacantes de igual o similar categoría que se produzcan. Si no hay vacante, no hay reingreso inmediato.
- No computa como antigüedad durante ese tiempo.
- Si el trabajador ya disfrutó una excedencia voluntaria, solo puede pedir otra cuando hayan pasado 4 años desde el final de la anterior.
- No es una vía automática para trabajar en la competencia: la competencia desleal puede ser causa de despido, salvo pacto distinto.
Cotización a la Seguridad Social durante la excedencia
Aquí está la diferencia que más importa para la planificación:
| Excedencia | ¿Cotiza la empresa? | ¿Cuenta como cotizado? |
|---|---|---|
| Voluntaria | No | No (no hay cotización ni periodo asimilado) |
| Cuidado de hijos | No | Sí, hasta 3 años por hijo como cotización efectiva para jubilación, incapacidad permanente, muerte y supervivencia, y nacimiento y cuidado de menor |
| Cuidado de familiares | No | Sí, solo el primer año |
| Forzosa | Según el supuesto | Según el supuesto |
La clave es que, en las excedencias por cuidado, no se ingresan cuotas, pero la ley las considera cotizadas durante esos periodos para determinadas prestaciones. Así se evita que quien cuida se vea penalizado en su carrera de cotización.
Ejemplo: qué supone para una pyme
Una trabajadora con 30.000 € brutos anuales en un contrato indefinido en una oficina tiene un coste anual aproximado de 39.500 € para la empresa, con unos 9.500 € de Seguridad Social a cargo del empleador (los cálculos están en cuánto cuesta un empleado en 2026).
Si pide una excedencia de 12 meses:
- La empresa deja de pagar el salario y la cotización durante ese año: un ahorro de caja de hasta ≈ 39.500 €.
- Pero la empresa no puede dar por extinguido el contrato y, si es por cuidado de hijos, debe reservarle el mismo puesto durante el primer año.
- Si cubre el puesto con una sustitución temporal, ese nuevo coste (con desempleo al 6,70 % en contratos temporales) hay que presupuestarlo aparte. Puedes simularlo con la calculadora de coste de empleado.
Pasos para gestionar una excedencia
- Solicitud por escrito del trabajador, indicando el tipo, la fecha de inicio y la duración.
- Comprobar los requisitos: antigüedad (voluntaria), parentesco o convivencia (cuidado) y lo que diga el convenio.
- Responder por escrito concediéndola y aclarando si hay reserva de puesto o solo derecho preferente.
- Comunicar la situación a la Seguridad Social a través del Sistema RED, para que la empresa no siga cotizando cuando no toca.
- Cerrar la nómina del mes de inicio con la parte proporcional y las vacaciones pendientes, tal como se explica en la guía del finiquito.
- Controlar la fecha de reincorporación y avisar con antelación para organizar el regreso o la vacante.
Errores frecuentes
- Confundir excedencia con baja médica. En la baja médica el contrato también se suspende, pero con reserva del puesto y prestación por incapacidad temporal; nada que ver con una excedencia.
- Denegar una excedencia por cuidado de hijos. Es un derecho individual del trabajador, no una concesión de la empresa.
- Seguir cotizando por quien está en excedencia voluntaria, o dejar de hacerlo cuando el convenio mejora la norma.
- Olvidar la fecha de fin, lo que desordena altas, reincorporaciones y vacaciones.
- Prometer verbalmente la reserva del puesto en una excedencia voluntaria, que legalmente no la incluye.
Cómo lo resuelve VERIX con ARIA
Una excedencia afecta a la vez al contrato, a las ausencias, a la nómina y a la Seguridad Social. Por eso, en VERIX, el agente RRHH de ARIA se ocupa de “nóminas, contratos, ausencias, SILTRA y Seguridad Social”, trabajando sobre una única fuente de verdad: los datos del trabajador y su contrato no viven en hojas distintas.
Como ARIA es proactiva y no reactiva, la idea es que vigile las fechas clave mientras tú trabajas, por ejemplo el fin previsto de una ausencia, y te avise antes de que se convierta en un problema. Y como los agentes colaboran, el agente de Analytics (KPIs, briefing diario, anomalías y cashflow) puede ayudarte a ver el efecto de una ausencia prolongada en tus costes. Los tipos y bases de cotización se mantienen alineados con el BOE y la Seguridad Social.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa rechazar una excedencia voluntaria? Si el trabajador cumple el requisito de un año de antigüedad y la solicita con la duración legal, es un derecho. Aun así, el convenio puede fijar plazos de preaviso o condiciones adicionales.
¿Se puede trabajar en otra empresa durante la excedencia? En la voluntaria, en general sí, salvo que sea competencia desleal o haya un pacto de exclusividad. En la excedencia por cuidado el objetivo es atender a la persona dependiente, por lo que conviene revisar la normativa y el convenio.
¿La excedencia por cuidado de hijos computa para la jubilación? Sí: hasta tres años por hijo se consideran cotizados a efectos de jubilación, incapacidad permanente, muerte y supervivencia, y nacimiento y cuidado de menor.
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Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni laboral. Las condiciones concretas dependen del convenio colectivo y de la situación de cada trabajador; consulta con tu asesoría laboral antes de actuar.