Si en tu empresa alguien trabaja desde casa varios días a la semana, la pregunta llega tarde o temprano: ¿quién paga la luz, internet y el equipo? La respuesta, en el teletrabajo regulado por la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, es clara en el principio y bastante abierta en los detalles: los gastos no pueden recaer sobre la persona trabajadora, pero la ley no fija ninguna cifra. Vamos a ver qué obliga exactamente, qué debe recoger el acuerdo y cómo evitar los errores más comunes.
Cuándo se considera teletrabajo regular
La Ley 10/2021 distingue entre trabajo a distancia en general y teletrabajo, el que se hace mediante medios informáticos y telemáticos. Las obligaciones de la ley se activan cuando el trabajo a distancia es regular:
- Se realiza al menos el 30 % de la jornada, medido en un periodo de referencia de tres meses.
- Equivale, por ejemplo, a un día y medio por semana en una jornada completa de cinco días.
- Es siempre voluntario para ambas partes y requiere un acuerdo por escrito.
Si alguien teletrabaja de forma puramente ocasional, por debajo de ese umbral, el régimen de la ley no se aplica en bloque, aunque conviene dejar las condiciones por escrito igualmente.
Qué gastos debe asumir la empresa
El principio es que el desarrollo del trabajo a distancia debe ser sufragado o compensado por la empresa y no puede suponer ningún gasto para la persona trabajadora. En la práctica, hablamos de:
| Tipo de gasto | Ejemplo | Quién lo asume |
|---|---|---|
| Equipos y herramientas | Portátil, monitor, teléfono, licencias | Empresa (o compensación) |
| Suministros | Parte proporcional de luz, internet | Empresa, mediante compensación |
| Mantenimiento | Reparación y soporte de los equipos | Empresa |
| Mobiliario ergonómico | Silla, mesa (si así se acuerda) | Lo que fije el acuerdo o el convenio |
La ley no establece una cuantía: remite al convenio colectivo o al acuerdo entre las partes. Por eso no existe una cifra oficial universal por día de teletrabajo, y desconfía de cualquier “tarifa estándar” que no cite su origen.
La Audiencia Nacional, en sentencia de 3 de junio de 2024, declaró además que la empresa no puede sustituir la compensación económica de estos gastos por días de descanso u otras ventajas equivalentes.
Qué debe recoger el acuerdo de trabajo a distancia
El acuerdo debe constar por escrito y, según la ley, incluir como mínimo:
- Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el trabajo a distancia.
- Enumeración de los gastos que la persona trabajadora pueda tener y su forma de compensación.
- Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.
- Porcentaje de presencialidad y teletrabajo, y el lugar elegido para el trabajo a distancia.
- Medios de control empresarial de la actividad y duración del acuerdo.
Es recomendable también dejar fijado el método de cálculo de la compensación (importe diario, mensual o por factura justificada) y cada cuánto se revisa.
Un ejemplo con números
Imagina una pyme con un empleado que teletrabaja 2 días por semana (el 40 % de la jornada, por encima del umbral del 30 %). Acuerdan una compensación de 40 € al mes por suministros, calculada a partir de una estimación razonable de consumo doméstico.
- Compensación anual: 40 € × 12 = 480 €.
- Si la empresa tiene 10 personas en esa situación, la partida es de 4.800 €/año.
Es un importe orientativo, no una referencia oficial: lo importante es que esté pactado, documentado y justificado. Para ver cómo encaja en el coste total de cada empleado, puedes usar nuestra calculadora de coste de empleado y repasar el coste real de un empleado en 2026.
Cómo tratarlo en nómina: IRPF y cotización
Aquí conviene ser prudente, porque el tratamiento depende de que la compensación sea real y justificable:
- Seguridad Social: la TGSS ha indicado, en un boletín de Noticias RED de 2021, que la compensación de gastos de teletrabajo queda fuera de la base de cotización, comunicándose con un concepto específico, siempre que se justifique como cualquier otro concepto excluido. Es un criterio administrativo, no una norma de rango legal.
- IRPF: si se trata de una compensación de gastos efectivamente soportados y acreditados, no suele tratarse como retribución. Si es una cantidad fija sin relación con gastos reales, existe el riesgo de que se considere rendimiento del trabajo sujeto a retención.
Dado que las fuentes divulgativas no coinciden del todo en el IRPF, consulta con tu asesoría antes de fijar el concepto en nómina.
Errores frecuentes
- No firmar el acuerdo por escrito. Es requisito de la ley y la mejor protección si hay un conflicto.
- Pagar un “plus teletrabajo” sin vincularlo a gastos. Puede acabar considerándose salario y tributar como tal.
- Compensar con días libres. La Audiencia Nacional lo ha rechazado como sustitución de la compensación económica.
- Olvidar el registro de jornada. El teletrabajo no exime del registro horario.
- No revisar el convenio. Puede fijar importes o condiciones más favorables que el mínimo legal.
Cómo lo resuelve VERIX con ARIA
Gestionar el teletrabajo no es complicado, pero sí repetitivo y fácil de olvidar: acuerdos, compensaciones mensuales, su reflejo en nómina y su coste. En VERIX lo reparten los agentes de ARIA, el equipo de 14 especialistas que trabaja sobre una única fuente de verdad: tus datos.
- El agente RRHH se ocupa de «nóminas, contratos, ausencias, SILTRA y Seguridad Social»: puede incorporar la compensación acordada a la nómina de cada persona.
- El agente Analytics (KPIs, briefing diario, anomalías y cashflow) te permite ver el impacto de estas partidas en tu estructura de costes.
- El agente Automatización (reglas, workflows multi-paso y acciones programadas) sirve para programar tareas recurrentes en lugar de recordarlas a mano.
La diferencia es que ARIA no se limita a informar: actúa sobre tus datos reales, y al ser proactivo te avisa antes de que algo sea un problema. Eso sí, el contenido del acuerdo y su tratamiento fiscal siguen siendo decisiones tuyas y de tu asesoría.
Preguntas frecuentes
¿Puede la empresa obligarme a teletrabajar? No por la vía de la Ley 10/2021: el trabajo a distancia es voluntario para ambas partes y requiere acuerdo escrito.
¿Existe una cantidad mínima obligatoria por día de teletrabajo? No. La ley no fija cuantía; lo determinan el convenio colectivo o el acuerdo entre empresa y persona trabajadora.
¿Qué pasa si trabajo desde casa menos del 30 % de la jornada? El régimen de la ley se aplica al trabajo a distancia regular. Aun así, es aconsejable pactar por escrito las condiciones y la compensación de gastos.
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Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni laboral. Contrasta siempre tu caso con tu convenio colectivo y con tu asesoría.