Si tienes empleados, ya estás obligado a registrar su jornada diaria: no es una novedad de 2026, sino una obligación que existe desde 2019. Lo que sí está en marcha es una reforma que quiere convertir ese registro en digital, verificable y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo. El problema es que entre lo que ya es ley, lo que se ha propuesto y lo que finalmente se aprueba hay mucha confusión.
Vamos a separar una cosa de la otra: qué tienes que cumplir hoy mismo, en qué punto está la reforma del registro digital y qué sanciones te arriesgas si no fichas bien.
Qué es obligatorio ya, desde 2019
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para obligar a “garantizar el registro diario de la jornada” de toda la plantilla. Esta obligación:
- Se aplica a todas las empresas, sin importar su tamaño ni el sector, con independencia del número de trabajadores.
- Incluye a los trabajadores a distancia y en teletrabajo, no solo a quienes están en el centro de trabajo.
- Exige registrar la hora exacta de inicio y fin de la jornada de cada persona (no basta con anotar “8 horas trabajadas”).
- Obliga a conservar los registros 4 años y a tenerlos disponibles para el trabajador, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Lo que la ley de 2019 no exige es un formato concreto: hoy en día sigue siendo válido llevar el registro en papel, en una hoja de Excel o con una aplicación de fichaje, siempre que sea fiable y esté a disposición de quien lo pida.
La reforma en trámite: registro horario digital
Aquí es donde está el cambio real que se está cociendo. El Gobierno lleva desde 2025 tramitando una reforma para que el registro deje de valer en papel o Excel y pase a ser obligatoriamente digital, con estas características previstas:
- Trazabilidad completa: historial de cambios, con usuario, fecha y hora de cada modificación del registro.
- Acceso remoto y en tiempo real para la Inspección de Trabajo, sin que la empresa tenga que entregar los datos cuando se los pidan.
- Interoperabilidad, para que distintos sistemas de fichaje puedan intercambiar datos con la Administración.
A fecha de esta publicación (septiembre de 2026), esta reforma todavía no se ha publicado en el BOE. El texto recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado en marzo de 2026, lo que obligó a reelaborarlo, y los ministerios de Trabajo y Economía acordaron retomar su tramitación en septiembre de 2026 para resolver, entre otros puntos, el plazo de adaptación que se dará a las pymes.
| Hito | Estado |
|---|---|
| Registro de jornada (RDL 8/2019) | En vigor desde 2019 |
| Consulta pública sobre requisitos técnicos del registro digital | Realizada (2025-2026) |
| Dictamen del Consejo de Estado | Desfavorable (marzo de 2026), texto en revisión |
| Aprobación del nuevo Real Decreto | Pendiente; retomada en septiembre de 2026 |
| Entrada en vigor de la obligación digital | Sin fecha confirmada en el BOE a día de hoy |
Mientras no se publique el Real Decreto, no hay obligación legal de tener un sistema digital de fichaje: sigue siendo válido el registro no digital, siempre que cumpla los requisitos de la ley de 2019. Conviene, eso sí, no dejarlo para el último momento: los plazos de adaptación que se están discutiendo rondan entre 6 meses y 1 año desde la aprobación de las especificaciones técnicas, así que quien ya lleve el registro de forma ordenada y digital no tendrá que hacer un cambio urgente cuando llegue.
Qué pasa si no registras la jornada: sanciones
El incumplimiento del registro de jornada ya tiene consecuencias hoy, sin esperar a ninguna reforma. El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica la falta de registro de jornada como infracción grave, con estas cuantías:
| Grado | Cuantía |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
Hoy esta multa se impone por infracción (en la práctica, por centro de trabajo), no una cantidad fija por cada trabajador: el número de personas afectadas es uno de los criterios que, junto con la reincidencia o la intencionalidad (art. 39 LISOS), decide en qué grado —mínimo, medio o máximo— se sitúa la sanción dentro de esa horquilla de 751 € a 7.500 €.
Eso es precisamente lo que el borrador de la reforma quiere cambiar: convertir esa multa única en una sanción por cada trabajador afectado, con un tope de hasta 10.000 € por persona. Si se aprueba tal cual, una empresa con varios trabajadores sin registro pasaría de arriesgar como máximo 7.500 € en total a arriesgar esa cifra multiplicada por su plantilla. Mientras no se publique en el BOE, sigue vigente el régimen actual de multa única por infracción.
Un ejemplo con números
Una pyme con 8 empleados no lleva ningún registro de jornada: ni papel, ni Excel, ni aplicación. En una inspección de trabajo rutinaria, el inspector comprueba que no hay constancia del horario de ninguno de los 8 trabajadores.
Con el régimen actual, esa ausencia total de registro para toda la plantilla es un factor agravante claro, así que es razonable que el inspector aplique el grado medio o máximo de la infracción: una sanción única de entre 1.501 € y 7.500 €, no por trabajador. Si llegara a aplicarse la reforma en trámite tal como está planteada —multa por cada trabajador afectado—, esa misma inspección podría suponer hasta 80.000 € (10.000 € × 8) en el peor de los casos. Frente a cualquiera de los dos escenarios, el coste de implantar una herramienta de fichaje ordenada es mínimo.
Errores frecuentes con el registro de jornada
- Registrar solo las horas totales, no el inicio y el fin. Anotar “8 horas” no cumple la ley; hace falta la hora concreta de entrada y salida.
- No registrar al personal en teletrabajo. La obligación aplica igual estén en la oficina o en casa.
- Borrar o modificar registros sin dejar rastro. Aunque hoy no es obligatorio un sistema con trazabilidad, un registro que se pueda alterar sin dejar huella debilita mucho tu posición ante una inspección.
- Confundir el registro de jornada con el control de las horas extra. Son cosas relacionadas pero distintas: el registro es la base para poder demostrar, después, si hubo o no horas extraordinarias.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que tener ya un sistema de fichaje digital? No. A día de hoy sigue siendo válido un registro de jornada en papel o en una hoja de cálculo, siempre que anote la hora exacta de entrada y salida de cada trabajador y se conserve 4 años. La obligación de que sea digital todavía no se ha publicado en el BOE.
¿A partir de cuántos empleados es obligatorio el registro de jornada? Desde el primer trabajador. No hay un mínimo de plantilla: la obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se aplica a cualquier empresa con personal contratado, sin excepción por tamaño.
¿El teletrabajo también hay que registrarlo? Sí. La obligación de registrar inicio y fin de jornada se aplica igual al personal presencial que al que trabaja a distancia.
¿Qué pasa si mi convenio colectivo dice otra cosa? El convenio o un acuerdo de empresa pueden concretar cómo se organiza el registro (por ejemplo, con flexibilidad horaria), pero no pueden eliminar la obligación de registrar la jornada: es una norma de mínimos que no admite pacto en contra.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento laboral. La reforma del registro horario digital descrita está, a fecha de publicación, en fase de tramitación y puede cambiar antes de su aprobación definitiva; consulta siempre el BOE y a tu asesor laboral para tu caso concreto.