“¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?” es una de las preguntas más repetidas entre autónomos y pymes, y la respuesta corta es incómoda: depende de para qué las necesites. Hacienda, el Código de Comercio y la normativa laboral fijan plazos distintos, y el que manda en cada caso es el más largo que te afecte.
Esta guía resume los plazos de conservación de facturas y documentos en 2026, desde cuándo se cuentan y cómo conservarlos correctamente.
Plazos de conservación de facturas: la respuesta rápida
| Ámbito | Plazo | Base legal |
|---|---|---|
| Fiscal (IVA, IRPF, Sociedades) | 4 años | Ley General Tributaria (art. 66) y Ley del IVA (art. 165) |
| Mercantil (libros y justificantes) | 6 años | Código de Comercio (art. 30) |
| Bases imponibles negativas y deducciones pendientes | 10 años | Ley General Tributaria (art. 66 bis) |
| Registro de jornada | 4 años | Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9) |
Como regla práctica, conserva todo seis años y amplía a diez lo que justifique bases imponibles negativas o deducciones que arrastres a ejercicios futuros.
Plazo fiscal: 4 años desde que acaba el plazo de declaración
La obligación de conservar las facturas, recibidas y emitidas, dura mientras la Administración pueda revisar el impuesto al que afectan. Ese es el plazo de prescripción: cuatro años.
El detalle importante es cuándo empieza a contar: no desde la fecha de la factura, sino desde el día siguiente a aquel en que termina el plazo de presentación de la declaración correspondiente.
Ejemplo con cifras reales: una factura de febrero de 2026 se declara en el modelo 303 del primer trimestre, que se presenta hasta el 20 de abril de 2026. El cómputo arranca el 21 de abril de 2026 y el plazo de cuatro años termina en abril de 2030.
Plazo mercantil: 6 años
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, contados desde el último asiento de los libros. Este plazo alcanza también a los autónomos, que son empresarios a estos efectos.
En la práctica, el plazo mercantil es más largo que el fiscal, así que es el que conviene tomar como referencia para facturas, contratos, extractos y libros contables.
Cuándo se alarga a 10 años
Hay un caso en el que la regla de los cuatro años se queda corta. Si arrastras bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar, la Administración puede comprobarlas hasta diez años después de que acabe el plazo de presentación de la autoliquidación en la que se generaron (art. 66 bis LGT). Y tú tendrás que acreditarlas con la contabilidad y los justificantes de ese ejercicio.
Ejemplo: una pérdida generada en 2026 y compensada en 2029 exige conservar la documentación de 2026 hasta bien entrado 2037. Te contamos cómo funciona esa figura en compensación de bases imponibles negativas en 2026.
Qué documentos hay que conservar
No solo las facturas. Como mínimo:
- Facturas emitidas y recibidas, incluidas las rectificativas y simplificadas.
- Libros de registro de IVA y libros contables. Si quieres repasar su contenido: libro registro de facturas para autónomos.
- Justificantes de pago, extractos bancarios y contratos que respalden las operaciones.
- Declaraciones presentadas y sus justificantes de presentación.
- Registros de jornada de los trabajadores (4 años) y la documentación de nóminas y Seguridad Social, que conviene guardar con el mismo criterio prudente.
Papel o digital: qué se admite
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite conservar las facturas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo el plazo, además de poder acceder a ellas sin demora. Una factura recibida en papel puede digitalizarse, pero entonces debes asegurarte de que la copia cumple esas garantías.
Con el despliegue de VeriFactu y la factura electrónica obligatoria, además, el formato digital será cada vez más la norma. Puedes ver el calendario en VeriFactu para autónomos.
Errores frecuentes
- Guardar solo la factura y no el justificante de pago. Cuesta más defender un gasto si no puedes demostrar que se pagó.
- Contar los años desde la fecha de la factura. El plazo fiscal empieza a contar al terminar el plazo de declaración, no antes.
- Tirar la documentación a los cuatro años y descubrir después que arrastrabas pérdidas fiscales o que el plazo mercantil era de seis.
- Fotos de tickets en el móvil sin ordenar. Si no puedes localizarlas rápido, es como no tenerlas.
- Dispersar los archivos en correo, carpetas y apps de gastos, con copias que no coinciden.
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Conservar bien es más un problema de orden que de espacio. Por eso en VERIX todos los agentes de ARIA leen y escriben sobre una sola fuente de verdad: tus datos, sin copias ni Excels desactualizados.
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- El agente de Gastos gestiona gastos, proveedores y la deducibilidad del IVA.
- El agente Fiscal trabaja los modelos AEAT, el IVA, el IRPF y VeriFactu, y ARIA te avisa antes de los vencimientos en lugar de después.
Así, cuando llega un requerimiento o una revisión, las facturas, los gastos y las declaraciones están en el mismo sitio y coherentes entre sí. Si quieres estimar el IVA de tus operaciones, puedes usar la calculadora de IVA.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe guardar las facturas un autónomo?
Como mínimo cuatro años a efectos fiscales y seis a efectos mercantiles. Lo más seguro es conservarlas seis años.
¿Puedo destruir los originales en papel si los escaneo?
Sí, siempre que la copia digital garantice autenticidad, integridad y legibilidad durante todo el plazo de conservación.
¿Y si tengo bases imponibles negativas pendientes?
Debes conservar la documentación que las justifique mientras estén pendientes de compensar y durante los diez años que la Administración tiene para comprobarlas.
¿Pueden pedirme una factura de hace más de cuatro años?
Si el ejercicio ha prescrito, Hacienda no puede liquidar, pero las comprobaciones de bases negativas o deducciones pendientes sí pueden remontarse hasta diez años.
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Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento fiscal ni laboral. Consulta con un profesional antes de destruir documentación o tomar decisiones sobre tu caso concreto.