Cada vez que una empresa da de alta a un trabajador, tiene que hacerle una pregunta antes de calcular su primera nómina: ¿cuál es tu situación personal y familiar? La respuesta no se improvisa ni se apunta en un correo suelto: se recoge en el modelo 145, el formulario con el que el empleado comunica esos datos a quien le paga. Es un documento pequeño, pero si se pierde, no se pide o no se actualiza, la retención de IRPF de la nómina sale mal, y el error se paga en la declaración de la renta del año siguiente.
¿Qué es el modelo 145?
El modelo 145 es el formulario de la Agencia Tributaria de “comunicación de datos al pagador”: el documento con el que un trabajador informa a su empresa de su estado civil, del número de hijos u otros descendientes a su cargo, de si tiene ascendientes dependientes, de si él o alguien de su familia tiene una discapacidad reconocida, y de otras circunstancias (pensiones compensatorias, anualidades por alimentos, vivienda habitual adquirida antes de 2013) que afectan al cálculo del IRPF.
Con esos datos, y solo con esos datos, la empresa calcula el porcentaje de retención de IRPF que aplica cada mes en la nómina. No es un impuesto ni una declaración que se presente ante Hacienda: es una comunicación interna entre el trabajador y quien le paga, y por eso no tiene sede electrónica de presentación telemática en la AEAT. Se descarga como PDF rellenable, se firma y se entrega al departamento de RRHH o a la gestoría.
¿Quién debe presentarlo y ante quién?
Todo trabajador por cuenta ajena que perciba rendimientos sujetos a retención de IRPF debería comunicar su situación mediante el modelo 145, normalmente en el momento del alta. Se presenta ante el pagador (la empresa), nunca ante la AEAT directamente. La empresa no lo envía a Hacienda: lo conserva en el expediente del trabajador como justificante de los datos que ha usado para calcular la retención, por si Hacienda lo pide en una inspección.
Para la pyme, esto tiene una consecuencia práctica importante: si aplica la retención según los datos que constan en el modelo 145 firmado, queda, con carácter general, a salvo de responsabilidad aunque esos datos resulten inexactos, salvo que el error fuera manifiesto. Por eso conviene pedirlo siempre por escrito y guardarlo, en vez de fiarse de lo que alguien comenta de palabra.
Qué datos incluye el modelo 145
El formulario se organiza en bloques:
| Bloque | Qué recoge |
|---|---|
| Datos del perceptor | Nombre, apellidos, NIF y fecha de nacimiento del trabajador |
| Situación familiar | Situación 1 (soltero/a, viudo/a, divorciado/a o separado legalmente con hijos), situación 2 (casado/a y el cónyuge no obtiene rentas superiores a 1.500 €/año) o situación 3 (cualquier otra) |
| Descendientes | Número de hijos u otros descendientes a cargo, con su fecha de nacimiento |
| Ascendientes | Número de ascendientes a cargo mayores de 65 años o con discapacidad |
| Discapacidad | Grado de discapacidad del propio trabajador, de descendientes o ascendientes |
| Otras circunstancias | Pensiones compensatorias al cónyuge, anualidades por alimentos a hijos por decisión judicial, préstamo de vivienda habitual anterior a 2013 |
Cómo rellenar el modelo 145 paso a paso
- Descarga el PDF rellenable desde la sede electrónica de la AEAT (no requiere certificado digital para descargarlo).
- Identifícate con nombre, apellidos, NIF y fecha de nacimiento.
- Marca tu situación familiar (1, 2 o 3) según el cuadro anterior.
- Indica descendientes y ascendientes a cargo, con sus fechas de nacimiento si aplica.
- Señala cualquier discapacidad reconocida, propia o de un familiar a cargo, con su grado.
- Añade pensiones, anualidades o vivienda si te afectan.
- Firma y entrega el documento a tu empresa o gestoría. Guarda una copia para ti.
Cuándo hay que presentarlo o actualizarlo
El modelo 145 no se presenta una sola vez y se olvida. La normativa obliga a comunicar cualquier variación en un plazo de 10 días desde que se produce:
| Situación | Efecto en la retención |
|---|---|
| Alta en la empresa | Retención calculada por primera vez |
| Nacimiento o adopción de un hijo | Sube el mínimo por descendientes, baja la retención |
| Matrimonio o cambio a situación 2 | Puede variar el mínimo aplicable |
| Divorcio o separación legal | Cambia la situación familiar declarada |
| Discapacidad sobrevenida (propia o familiar) | Sube el mínimo por discapacidad, baja la retención |
| Un hijo deja de cumplir requisitos (edad, rentas) | Baja el mínimo por descendientes, sube la retención |
Muchas empresas piden un modelo 145 nuevo en enero de cada año, aunque no haya cambios, simplemente para confirmar que los datos siguen vigentes antes de aplicar las tablas del nuevo ejercicio.
Un ejemplo: cómo cambia la retención con los hijos a cargo
Tomemos un trabajador con 28.000 € brutos anuales, contrato indefinido, sin otras circunstancias. El cálculo de la retención parte del bruto, resta la cotización del trabajador a la Seguridad Social y unos gastos deducibles genéricos, y a ese resultado le aplica el mínimo personal y familiar antes de calcular la cuota con la escala general del IRPF.
- Sin hijos a cargo: se aplica solo el mínimo del contribuyente, 5.550 €.
- Con dos hijos a cargo (uno de ellos menor de 3 años): al mínimo del contribuyente se suman 2.400 € por el primer hijo y 2.700 € por el segundo, más 2.800 € adicionales por ser menor de 3 años. El mínimo total pasa de 5.550 € a 13.450 €.
Esa diferencia de casi 8.000 € en el mínimo reduce la base sobre la que se aplica la escala del IRPF, lo que se traduce en un porcentaje de retención mensual más bajo para el trabajador con hijos, aunque cobre el mismo bruto que su compañero. La cuantía exacta depende también de la reducción por rendimientos del trabajo y del resto de tramos aplicados, por lo que el número final conviene calcularlo con una herramienta que aplique la fórmula completa, como la calculadora de retención de IRPF en nómina, que usa las mismas tablas de 2026 que el motor de nóminas de VERIX.
Errores frecuentes con el modelo 145
- No pedirlo al dar de alta a un trabajador. Sin modelo 145, la empresa tiene que calcular la retención sin conocer hijos, discapacidad u otras circunstancias, lo que casi siempre la deja más alta de lo que debería.
- No guardar el justificante firmado. Si Hacienda revisa las retenciones aplicadas, la empresa necesita el modelo 145 como respaldo de los datos que usó.
- No actualizarlo tras un cambio personal. Un nacimiento o una discapacidad sobrevenida que no se comunica sigue penalizando al trabajador con una retención más alta de la que le corresponde, mes tras mes.
- Aplicar la retención con efecto retroactivo incorrecto. El nuevo porcentaje se aplica a partir de la nómina siguiente a la comunicación, no de forma retroactiva a meses anteriores.
Cómo lo gestiona VERIX
Pedir, guardar y aplicar correctamente cada modelo 145 de la plantilla es justo el tipo de tarea administrativa que se pierde entre correos y carpetas cuando se hace a mano. El agente RRHH de ARIA en VERIX centraliza los datos personales y familiares de cada trabajador, los aplica automáticamente al calcular la retención de IRPF de cada nómina y avisa cuando conviene pedir una actualización, por ejemplo al empezar el año.
Como todos los agentes de ARIA comparten la misma fuente de datos, esas retenciones no quedan aisladas en la nómina: el agente Fiscal las recupera automáticamente al preparar el modelo 111 cada trimestre, sin volcar cifras a mano de un módulo a otro.
Si quieres comprobar cómo cambia una retención según la situación familiar, empieza por la calculadora de retención de IRPF. Y cuando quieras gestionar tus nóminas reales con los datos de tu plantilla siempre al día, prueba VERIX gratis.
Preguntas frecuentes
¿Hay que presentar el modelo 145 ante Hacienda? No. Se entrega directamente a la empresa o pagador, que lo conserva en su archivo. La AEAT no lo recibe salvo que lo pida en una inspección.
¿Qué pasa si no relleno el modelo 145? La empresa aplicará la retención con los datos mínimos de los que disponga (normalmente sin hijos ni otras circunstancias), lo que suele traducirse en una retención más alta de la que realmente te corresponde.
¿Puedo pedir que me retengan un porcentaje más alto del que marca el modelo 145? Sí. Cualquier trabajador puede solicitar por escrito a su empresa un tipo de retención superior al legal, por ejemplo para evitar tener que pagar en la declaración de la renta.
¿Cada cuánto hay que renovar el modelo 145? No caduca, pero debe actualizarse en un plazo de 10 días siempre que cambie la situación familiar declarada, y muchas empresas piden una confirmación anual al empezar el ejercicio.
Este artículo tiene carácter informativo y orientativo. Los importes y porcentajes pueden variar según circunstancias particulares y la comunidad autónoma; no constituye asesoramiento fiscal ni laboral.