Si vendes a un ayuntamiento, a una universidad pública o a un ministerio, facturar a la Administración Pública no funciona como facturar a un cliente privado. No basta con enviar un PDF por correo: las facturas dirigidas al sector público se presentan en formato electrónico a través de FACe, el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Si la factura no entra bien, no se registra, y si no se registra, el reloj del pago no empieza a correr.
Esta guía resume cómo funciona FACe, qué necesitas antes de emitir y qué errores retrasan más los cobros a autónomos y pymes que trabajan para el sector público.
Qué es FACe y a quién obliga
FACe es el punto de entrada gratuito por el que los proveedores presentan sus facturas electrónicas a la Administración General del Estado y a las comunidades autónomas y entidades locales que se han adherido a él. Funciona como un buzón único: tú subes la factura una vez y la plataforma la hace llegar al órgano destinatario.
El marco legal es la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público. Desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a las administraciones públicas deben ser electrónicas. Es una obligación distinta de la que se está desarrollando para el comercio entre empresas, que puedes repasar en nuestro artículo sobre la factura electrónica obligatoria entre empresas.
¿Hay un importe mínimo?
La ley permite que las administraciones excluyan de la obligación las facturas de hasta 5.000 euros, y muchas, entre ellas la Administración General del Estado, han hecho uso de esa facultad. Pero ojo: es una decisión de cada administración, no una exención automática del proveedor. Si la administración destinataria admite facturas electrónicas por debajo de ese importe, tendrá que aceptarlas igualmente.
Lo prudente es preguntar al órgano contratante cómo quiere recibir las facturas pequeñas y, ante la duda, presentarlas por FACe: así queda constancia de la fecha de presentación.
Qué necesitas antes de emitir la factura
| Elemento | Para qué sirve |
|---|---|
| Factura en formato Facturae | Es el formato estructurado (XML) que admite la Administración |
| Firma electrónica | La factura debe ir firmada electrónicamente |
| Oficina contable | Identifica dónde se registra contablemente la factura |
| Órgano gestor | Identifica el órgano que contrató el servicio o suministro |
| Unidad tramitadora | Identifica la unidad que tramitará el pago |
| Número de expediente o pedido | Ayuda a la Administración a asociar la factura a su contrato |
Los tres códigos de destino (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora) te los facilita la propia Administración, normalmente en el contrato, la adjudicación o la orden de pedido. Si no aparecen, pídelos por escrito antes de facturar: son el motivo más habitual de facturas rechazadas.
Cómo facturar a la Administración Pública paso a paso
- Reúne los códigos de destino de la Administración cliente.
- Genera la factura en formato Facturae, con los datos fiscales de ambas partes, el desglose de IVA y los tres códigos.
- Fírmala electrónicamente con un certificado válido.
- Súbela a FACe (directamente en el portal o mediante tu software de facturación) y guarda el justificante.
- Haz seguimiento del estado: registrada, contabilizada, pagada o rechazada.
Con un ejemplo concreto: un autónomo informático presta un servicio a un ayuntamiento por 6.000 € de base imponible. Aplicando el 21 % de IVA general, la cuota es de 1.260 € y el total de la factura, de 7.260 €. Ese importe supera con claridad los 5.000 €, así que la factura debe ir por FACe con sus códigos de destino. Puedes comprobar el desglose con nuestra calculadora de IVA.
Errores frecuentes que retrasan el cobro
- Códigos de destino incorrectos o incompletos. Si la oficina contable o la unidad tramitadora no coinciden con las del contrato, la factura no llega a quien debe pagarla.
- Enviar PDF por correo. Puede ser útil para avisar, pero no sustituye a la presentación en FACe y no registra la factura.
- Firma caducada o certificado no válido. Revisa la vigencia del certificado antes de cada envío.
- Ignorar un rechazo. FACe indica el motivo; corrige la factura y vuelve a presentarla en lugar de dar por perdida la operación.
- Olvidar el seguimiento. Una factura registrada pero sin contabilizar puede quedarse parada semanas sin que nadie te avise.
Si aun así el pago se retrasa, repasa qué derechos te asisten en nuestra guía de facturas impagadas en la pyme, donde se resumen los plazos de pago del sector público y las vías de reclamación. Y recuerda que, además de los requisitos propios de FACe, la factura debe cumplir el contenido mínimo legal que detallamos en requisitos de una factura en 2026.
Preguntas frecuentes
¿FACe tiene coste para el proveedor? No: el servicio de presentación de facturas es gratuito para quien factura a la Administración.
¿Puedo facturar a un organismo público sin firma electrónica? La factura electrónica dirigida a la Administración debe ir firmada electrónicamente, por lo que necesitas un certificado válido antes de empezar.
¿Todas las administraciones usan FACe? La Administración General del Estado sí; comunidades autónomas y entidades locales pueden estar adheridas a FACe o disponer de su propio punto de entrada. Confírmalo con el cliente antes de emitir.
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Este artículo tiene carácter informativo y orientativo. Las condiciones concretas dependen de cada administración y de cada contrato, y el contenido no constituye asesoramiento fiscal ni laboral.