Cuando un empleado viaja por trabajo, la empresa le paga la comida, el alojamiento o el desplazamiento. La pregunta es qué parte de ese dinero es retribución sujeta a IRPF y cotización y qué parte se queda exenta. Las dietas y el kilometraje exentos en nómina tienen límites concretos que fija el artículo 9 del Reglamento del IRPF, y superarlos sin saberlo es una de las regularizaciones más habituales en las inspecciones de nóminas.
Repasamos los importes vigentes en 2026, los requisitos para que la exención aplique y cómo se refleja en la nómina.
Qué son las dietas y los gastos de locomoción
La normativa distingue dos conceptos, que no deben mezclarse:
- Gastos de manutención y estancia (dietas): comida y alojamiento durante un desplazamiento por encargo de la empresa.
- Gastos de locomoción: el coste de moverse, ya sea con transporte público o con el vehículo del propio trabajador (kilometraje).
La parte que no supera los límites legales no tributa en IRPF del trabajador. El exceso sí se considera salario en especie o dinerario y entra en la base de retención.
Importes exentos en 2026
Los importes de manutención no han cambiado en 2026. El kilometraje se actualizó en julio de 2023 mediante la Orden HFP/792/2023 y se mantiene en ese valor.
| Concepto | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Manutención sin pernocta | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
| Manutención con pernocta | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
| Kilometraje (vehículo propio) | 0,26 €/km | 0,26 €/km |
Además del kilometraje, quedan exentos los peajes y aparcamientos que el trabajador justifique. El alojamiento no tiene un tope fijo: se admite el importe real siempre que haya factura.
Requisitos para que la exención aplique
No basta con respetar el importe. Para que las dietas de manutención estén exentas deben darse estas condiciones:
- Desplazamiento fuera del municipio del lugar de trabajo habitual y de la residencia del empleado.
- Justificación del desplazamiento: destino, fechas y motivo, por ejemplo mediante un parte de gastos o una orden de viaje.
- Gasto en un establecimiento de restauración u hostelería, con su factura o justificante.
- Pago por medios electrónicos cuando se pretenda llegar a los importes máximos; el pago en efectivo complica la justificación.
En el kilometraje hay que acreditar la realidad del desplazamiento: fecha, origen, destino y kilómetros. Una cantidad fija mensual «por el coche», sin registro de trayectos, no queda exenta.
Un ejemplo con números
Una consultora envía a una empleada a un cliente en otra provincia durante 3 días con 2 pernoctas, con su propio coche. Recorre 420 km en total y la empresa le abona 200 € por comidas, justificadas con factura.
- Manutención exenta: 2 días con pernocta × 53,34 € + 1 día sin pernocta × 26,67 € = 133,35 €.
- Kilometraje exento: 420 km × 0,26 € = 109,20 €.
- Exceso de manutención: 200 € − 133,35 € = 66,65 €, que se suma al salario sujeto a retención.
El kilometraje, al no superar el límite, no genera exceso. Si la empresa hubiera pagado 0,35 €/km (147 €), los 37,80 € de diferencia (0,09 € × 420 km) tributarían como salario. Como regla práctica, el exceso se incluye en la nómina del mes y se calcula la retención de IRPF sobre él. Tienes más contexto en nuestra guía de la retención de IRPF en nómina.
Errores frecuentes
- Pagar dietas fijas sin justificar el viaje. Un complemento mensual «de dietas» sin desplazamientos reales es salario, aunque se llame dieta.
- Aplicar el límite de pernocta sin pernoctar. Pernoctar significa dormir fuera de la residencia habitual; un viaje de ida y vuelta en el día va a 26,67 €.
- Olvidar el exceso en nómina. Lo que supera el límite hay que incluirlo en la base de retención y, con las reglas correspondientes, en la de cotización.
- Confundir al empleado con el autónomo. Los límites son los mismos para deducir manutención, pero los requisitos de un autónomo para su propio gasto son distintos; los detallamos en la guía de gastos deducibles de autónomos.
- Mezclar kilometraje y gastos reales de combustible. Si pagas por kilómetro, no reembolses además la gasolina del mismo trayecto.
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Preguntas frecuentes
¿Las dietas exentas cotizan a la Seguridad Social? Con carácter general, las cantidades exentas de IRPF por manutención y locomoción tampoco se incluyen en la base de cotización; el exceso sí. Conviene confirmar el caso concreto con tu gestoría.
¿Cuánto es el kilometraje exento en 2026? 0,26 € por kilómetro, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. Peajes y aparcamientos, además, si están justificados.
¿Puedo pagar dietas a un empleado que teletrabaja? Solo si hay un desplazamiento real fuera del municipio de trabajo habitual y de residencia. Un complemento genérico de teletrabajo no es una dieta exenta.
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Este artículo tiene carácter informativo y orientativo y no constituye asesoramiento fiscal ni laboral. Los importes y requisitos pueden variar según el convenio y la situación de cada trabajador.